kliknij, aby oglądać stronę w języku polskim click to view the english version

Fundusz Wymiany Kulturalnej

Pytania i odpowiedzi




1. Czy w ramach wkładu rzeczowego można wliczyć tylko prace wolontariuszy czy również pracę osób stale zatrudnionych w instytucji Wnioskodawcy?


Za wkład rzeczowy do projektu może zostać uznany wolontariat. Praca osób stale zatrudnionych w instytucji nie może stanowić wkładu rzeczowego.

2. Jaki dokument należy przedłożyć, aby udokumentować wkład własny do projektu?

I. Następujące dokumenty stanowią potwierdzenie wysokości posiadanego wkładu finansowego do projektu:

1. informacja z banku Wnioskodawcy , iż na jego koncie znajduje się odpowiednia wysokość środków finansowych do sfinansowania wkładu własnego. Informacja ta powinna być wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku (wyciąg lub zaświadczenie wystawione przez bank);
2. promesa kredytowa;
3. gwarancja bankowa;
4. decyzja administracyjna.

Jeżeli wkład własny finansowany jest w części bądź w całości finansowany przez Partnera wówczas należy przedłożyć:
1. oświadczenie Partnera lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w określonej wysokości. Do powyższego oświadczenia należy dołączyć informację z banku Partnera/Sponsora potwierdzającą, iż na jego koncie znajduje się odpowiednia wysokość środków finansowych do sfinansowania wkładu własnego. Informacja ta powinna być wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku.

Jednostki samorządu terytorialnego mogą przedstawić następujące dokumenty:

1. W przypadku przedsięwzięć jednorocznych może być to kopia uchwały budżetowej na dany rok. W przypadku gdy w chwili składania wniosku nie została jeszcze przyjęta uchwała budżetowa, należy złożyć projekt uchwały. Uchwała budżetowa powinna zostać dostarczona przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.
2. W przypadku przedsięwzięć wykraczających poza dany rokbudżetowy - Wieloletni Plan Inwestycyjny;
3. Promesa uzyskana z odpowiedniego dysponenta części budżetowej, tj. Urzędu Wojewódzkiego.

Jednostki podległe lub nadzorowane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego powinny dołączyć oświadczenie ministra o podjęciu działań na rzecz zapewnienia wymaganego współfinansowania.

II. Następujące dokumenty stanowią potwierdzenie wysokości posiadanego wkładu rzeczowego do projektu:

1. umowa użyczenia wraz z aktualną wyceną użyczanego lokalu lub dokument potwierdzający własność lokalu wraz z wyceną;
2. oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu danego dobra wraz z aktualną wyceną dobra;
3. wycena pracy wolontariusza zawierająca kalkulację czasu pracy wolontariusza (ze wskazaniem stawki godzinowej).

3. Czy dopuszczalne jest łączenie obszarów tematycznych w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej?


Aplikując do Funduszu należy wybrać tylko JEDEN obszar tematyczny spośród:

- muzyka i sztuki sceniczne;

- dziedzictwo kulturowe;

- sztuki plastyczne i wizualne;

- literatura i archiwa.

W przypadku gdy złożoność podejmowanych działań w projekcie utrudnia jego jednoznaczną kwalifikację, wówczas należy wybrać ten obszar, który jest najbardziej priorytetowy dla projektu i w ramach którego podejmowane będzie najwięcej działań.

4. Jak długo będzie trwał nabór wniosków aplikacyjnych do Funduszu Wymiany Kulturalnej?


Nabór wniosków aplikacyjnych w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej w 2010 r. będzie trwa od 1 marca do 30 kwietnia. 

5. W jakim języku należy składać wniosek aplikacyjny?


Wniosek wraz z załącznikami należy przygotować w języku polskim. We wniosku aplikacyjnym pojawiają się jedynie pojedyncze rubryki do wypełnienia w języku angielskim jak: tytuł projektu, pełna nazwa Wnioskodawcy, streszczenie projektu. 

6. Jaki jest maksymalny czas trwania projektu?


Projekty realizowane i tym samym dofinansowane w ramach V naboru nie mogą trwać dłużej niż 12 miesięcy.

7. Jaka jest początkowa i końcowa data kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej?


Początkowa data kwalifikowalności wydatków dla projektu to data podjęcia przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego ostatecznej decyzji o dofinansowaniu projektu, na podstawie rekomendacji dokonanej przez Zespół - Komitet Sterujący ds. Wyboru Projektów Funduszu Wymiany Kulturalnej.

Szczegółowe ramy kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych projektów zostaną indywidualnie określone w umowie finansowej podpisanej między Beneficjentem a Operatorem, przy czym końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień 31 października 2011.

8. Czy we wniosku aplikacyjnym należy podawać koszty w kwotach netto czy brutto?


We wniosku aplikacyjnym należy podawać koszty w kwotach brutto o ile koszt podatku VAT kwalifikuje się do współfinansowania w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego (koszt podatku VAT kwalifikuje się do dofinansowania tylko wówczas, gdy zostanie faktycznie i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz w przypadku, gdy Beneficjent nie może odzyskać tego podatku w oparciu o przepisy krajowe. W Polsce aktem prawnym, w oparciu o który należy badać możliwość odzyskania podatku VAT jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54 poz. 535)). Kwestia kwalifikowalności VAT-u sprowadza się więc do stwierdzenia czy Beneficjent może odliczyć VAT czy też nie.

W świetle ustawy można wyróżnić przypadki, kiedy VAT podlega odliczeniu, czyniąc go tym samym kosztem niekwalifikowalnym. Wówczas Wnioskodawca we wniosku aplikacyjnym posługuje się kwotami netto, jednocześnie umieszczając w uwagach informację o nie kwalifikowalności VAT, oraz kwocie wydatków niekwalifikowanych.

9. Czy wypełniony formularz wniosku oraz załączniki powinny być zszyte bądź zbindowane, czy powinny być luźno włożone do koperty?


Wersja papierowa wniosku nie powinna być oprawiona ani zbindowana. Wydruk powinien być jednostronny, w formacie A4. Zaleca się spięcie wniosku i załączników spinaczem.

10. Czy możliwe jest posiadanie Partnera z krajów innych niż z Państw-Darczyńców?


Posiadanie co najmniej jednego Partnera pochodzącego z Państw-Darczyńców, czyli z Norwegii, Liechtensteinu lub Islandii jest obligatoryjne. Natomiast posiadanie Partnera z Polski jest możliwe, jednak nieobowiązkowe.

Należy pamiętać o tym, iż Fundusz wspiera współpracę pomiędzy Polską a Państwami-Darczyńcami, w związku z tym posiadanie Partnera z innego kraju niż Polska lub Państwa-Darczyńcy jest możliwe, jednak koszty poniesione w ramach takiej współpracy należy zaliczyć do kosztów niekwalifikowalnych w ramach Funduszu.

11. Czy w ramach wkładu rzeczowego można wliczyć pracę wolontariuszy?


Tak, praca wolontariuszy może zostać zaliczona do wkładu rzeczowego.

12. Czy w każdym wypadku wymagane jest pełnomocnictwo dla osoby podpisującej wniosek aplikacyjny?


Jeśli osobą podpisującą wniosek jest osoba statutowo upoważniona do tego, wówczas nie musi załączać pełnomocnictwa, w innym przypadku pełnomocnictwo jest wymagane.

13. Czy istnieją jakieś wytyczne co do daty ważności odpisu z odpowiedniego rejestru?


Tak, aktualny odpis z rejestru (np. KRS) lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny Wnioskodawcy lub jednostki kierującej Wnioskodawcę powinien być wydany nie wcześniej niż na 3 miesiące przed datą jego złożenia w MKiDN.

14. Czy należy sporządzać osobny harmonogram rzeczowo-finansowy i budżet kosztów ponoszonych przez Wnioskodawcę i przez Partnera?


Nie, wniosek aplikacyjny i załączniki dotyczą całości projektu, całości podejmowanych działań (zarówno przez Wnioskodawcę jak i przez Partnera) jak i całości ponoszonych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych, bez podziału na te ponoszone przez Wnioskodawcę i te ponoszone przez Partnera.

15. Czy ten sam Wnioskodawca może złożyć kilka wniosków aplikacyjnych dotyczących różnych projektów w ramach jednego naboru?


Tak, ten sam Wnioskodawca może złożyć kilka różnych wniosków w ramach jednego naboru.

16. Czy można złożyć wniosek na projekt, który jest już realizowany?


Nie, nie jest możliwa refundacja kosztów projektu, poniesionych przed początkową data kwalifikowalności wydatków.

17. Czy jest możliwe odwołanie od decyzji o odrzuceniu wniosku aplikacyjnego?


Tak, Wnioskodawca może zastosować tryb odwoławczy w stosunku do decyzji o odrzuceniu wniosku tylko i wyłącznie w odniesieniu do oceny formalnej wniosku. Odwołanie do Operatora Funduszu od oceny formalnej wniosku przysługuje Wnioskodawcy w terminie 10 dni roboczych od otrzymania od Operatora Funduszu informacji o jego odrzuceniu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia odwołania od oceny formalnej wniosek jest przywracany do oceny merytorycznej. Wnioskodawca nie może odwoływać się od decyzji w odniesieniu do kwestii o charakterze merytorycznym.

18. Czy można załączyć do wniosku dodatkowe załączniki?


Do wniosku należy załączyć jedynie wymagane załączniki określone w Podręczniku Beneficjenta w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej.


19 . Czy w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej jest możliwe uzyskanie dotacji na organizację międzynarodowego festiwalu?

Fundusz Wymiany Kulturalnej ma przyczyniać się do zacieśniania współpracy pomiędzy Polską a 3 Państwami-Darczyńcami: Norwegią, Islandią i Liechtensteinem. Beneficjent projektujący międzynarodowy festiwal, w którym udział będą brać także przedstawiciele innych państw niż Polska i Państwa-Darczyńcy, będzie uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie w ramach FWK, jeżeli podejmowane w ramach festiwalu działania będą spełniać zapisy programowe FWK oraz będą realizowały cele FWK.

20. Czy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem uprawnionym do aplikowania o środki w ramach FWK?

Nie, spółka z o.o. nie jest podmiotem uprawnionym do ubiegania się o dofinansowanie w ramach FWK.

21. Czy koszt profesjonalnej, składającej się z zawodowych muzyków, grupy folkowej to koszt kwalifikowalny?

Kosztami kwalifikowanymi w ramach FWK są także koszty osobowe, związane z wydatkami ponoszonymi na wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych przy realizacji projektu (w tym przypadku koszty wynagrodzenia dla artystów biorących udział w projekcie). Za koszty kwalifikowalne uznane będzie wynagrodzenie brutto pracownika, z zastrzeżeniem, że podatki bezpośrednie oraz składki na ubezpieczenia społeczne są rzeczywiście odprowadzane przez projektodawcę.

22. Czy w ramach FWK do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć nagranie płyty z udziałem partnera z krajów darczyńców i następnie wydanie takiej płyty?

Taki rodzaj projektu jest kwalifikowalny w ramach FWK, o ile realizuje cele FWK oraz ewentualnie wygenerowany zysk zostanie przeznaczony na realizację projektu.

23. Czy uprawnione jest wynajęcie kopii filmów od Partnera będącego instytucją dystrybuującą kopie filmowe, a następnie wyświetlanie filmów dla polskiej młodzieży?

Instytucja partnerska musi należeć do grupy podmiotów, które są Wnioskodawcami Funduszu:

    1. jednostki samorządu terytorialnego i ich związki;
    2. publiczne instytucje kultury;
    3. publiczne szkoły i uczelnie artystyczne;
    4. archiwa państwowe;
    5. organizacje pozarządowe ze sfery kultury;
    6. artyści, twórcy, animatorzy kultury, kierowani przez jeden z podmiotów wymienionych w pkt. a-d.

Jeżeli Partner, dystrybuujący kopie filmowe, wpisuje się w powyższe uprawnione kategorie Partnerów, a także nie czerpie zysków z wynajmowania tych kopii, wówczas taki projekt jest uprawniony do aplikowania o dotację w ramach FWK.


24. Czy koszty związane z nagrodami przewidzianymi w trakcie realizacji projektu (np. nagrody konkursowe) są kosztami kwalifikowanymi?

Koszty nagród nie są kosztami kwalifikowanymi.

25. W jaki sposób rozwiązać kwestię zatrudnienia np. norweskiego kuratora biorącego udział w projekcie? Która z biorących udział w projekcie instytucji ma tę osobę zatrudnić: Lider czy Partner? Czy zatrudnienie ma się odbyć na podstawie umowy zatrudnienia polskiej czy norweskiej?

Uczestnicy norwescy biorący udział w projekcie powinni być zatrudniani przez swoje instytucje macierzyste, na podstawie odpowiednika polskiej umowy zlecenia bądź umowy o dzieło. Fundusze na wynagrodzenia dla osób, które zajmują się działaniami związanymi z FWK,  mogą pochodzić z otrzymanej dotacji w ramach FWK.

26. Wytyczne w sprawie wydatkowania środki finansowych FWK stanowią, iż Beneficjent ma obowiązek posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi środków pochodzących z udzielonego dofinansowania z FWK  - rozumiemy, przez to, iż nie dotyczy to udziału  własnego Beneficjenta ani Partnera, a także iż Partner nie przesyła udziału własnego na wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta.

Zgadza się, aczkolwiek zarówno partner  jak i beneficjent mogą przelać całość środków na projekt na konto założone na potrzeby środków z FWK.

27. Jeśli jednak jest wymagane, aby Partner posiadał wyodrębniony rachunek bankowy na udział własny, to czy powinien to być rachunek w walucie PLN i czy rozliczenie z Partnerem powinno odbywać się w PLN?

J.w.

28. Czy odsetki gromadzone na rachunkach bankowych Partnera i Beneficjenta od środków udziału własnego powinny zostać przekazane na konto Operatora?

To są środki własne a zysk z nich nie pozostaje w kwestii zainteresowań Operatora.

29. Czy należy zakładać lokaty na koncie bankowym dla środków pochodzących z dofinansowania z FWK?

Jest to niedozwolone, każdy przychód z projektu, w tym odsetki od środków z FWK pomniejszają przyznane dofinansowanie.

30. Czy możliwe jest przekazywanie Partnerowi transz zaliczkowych ? Czy ewentualne nagromadzone odsetki powinny być także przekazane na konto Operatora?

W ramach FWK rozliczeniu podlegają jedynie wydatki rzeczywiście poniesione. Zaliczka do takich wydatków nie należy, rozliczenie jej może nastąpić dopiero w raz z rozliczeniem płatności końcowej za usługę lub dostawę. W przypadku przekazywania zaliczki partnerowi zagranicznemu należy zwrócić również uwagę na różnice kursowe, które pokrywa beneficjent ze środków własnych.

31. Proszę o potwierdzenie, że w opisie dokumentu księgowego (np. faktury) nie potrzeba określać udziału własnego. Wystarczy podać koszt finansowany z projektu FWK.

Na odwrocie dokumentu podaje się min. wartość kwalifikowalną wydatku w ramach projektu zgodnie z zatwierdzonym budżetem szczegółowym.

32. W podręczniku Beneficjenta podana jest informacja, iż rozliczenie z Partnerem jest prowadzone we własnym zakresie. Rozumiemy przez to, iż dopuszcza się rozliczenie poprzez noty obciążeniowe. Oznacza to, iż Partner ponosi wydatek w swoim kraju i w swoim imieniu: zawiera umowy we własnym imieniu, faktury wystawione są na Partnera, który reguluje swoje zobowiązania, a następnie obciąża Beneficjenta notą obciążeniową zbiorczą za wszystkie wydatki danego okresu (np. miesięcznie lub kwartalnie) na podstawie załączonego zestawienia wydatków.  Czy tak udokumentowane wydatki Partnera będą uznane za kwalifikowalne?

Taki sposób rozliczania między partnerami jest rekomendowany przez Operatora. Należy tylko pamiętać, że Beneficjent:

1. musi później  - na potrzeby rozliczenia się z Operatorem - opisać notę, tj. m.in. zidentyfikować wydatek objęty notą w porównaniu z budżetem projektu;

2. jest odpowiedzialny za poprawność rozliczenia z Partnerem.

33. Czy waluta noty obciążeniowej ma być zgodna z walutą wydatków ponoszonych w kraju Partnera?

Tak, jednak we wniosku o płatność przedstawia się wydatki poniesione w PLN w związku z tym należy wcześniej dokonać odpowiedniego przewalutowania.

34. Czy możliwe jest ustalenie stałego kursu wymiany dla potrzeb rozliczenia z Partnerem (do przeliczenia wydatków poniesionych przez Partnera w kraju Partnera), który to kurs likwidowałby ryzyko kursowe i wyznaczał by stałe kwoty budżetu w zarówno w PLN jaki i w NOK?

Nie, kurs jaki może być użyty do przeliczenia to ten z : przelewu bankowego, rachunku z kantoru wymiany walut, średni NBP z dnia poniesienia wydatku przez beneficjenta.

35. Czy dla rozliczenia czasu pracy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę (etatowych) a czasowo oddelegowanych do realizacji projektu należy stosować kartę pracy, czy wystarczy określenie czasu w dokumencie oddelegowującym pracownika?

To zależy czy pracownik oddelegowany jest w pełnym wymiarze czasu pracy-wystarczy zmiana zakresu obowiązków, czy tylko na jego część- wtedy konieczna jest karta czasu pracy.

36. Czy Partner powinien posiadać wyodrębnione konta księgowe, prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową na zasadach analogicznych jak Beneficjent ?

To zależy od Beneficjenta bo to na nim spoczywa obowiązek rozliczenia partnera, Operator podpisuje umowę z Beneficjentem i Operator zawsze będzie miał roszczenia w stosunku do Beneficjenta  a nie do partnera.

37. W jaki sposób ewidencjonować podróż lokalną samochodami służbowymi (np. faktura za paliwo) Partnera i prywatnymi wykorzystywanymi do celów służbowych pracowników Partnera ? Czy wystarczy nota obciążeniowa wystawiona przez Partnera na podstawie delegacji?

Zawsze samochód prywatny używany do celów służbowych rozliczamy na podstawie umowy użyczenia oraz tzw. kilometrówki.

38. Zgodnie z zapisami wytycznych kosztów kwalifikowanych, koszty powinny spełniać warunek zgodny z prawem zamówień publicznych. Czy FWK przewiduje stosowanie uproszczonej procedury dla realizacji zakupów powyżej 14 000,00 Euro? Czy Beneficjent i Partner mogą stosować przyjęte procedury przy zakupach poniżej 14 000,00 Euro, np. zebranie min. 2 ofert w celu porównania cen? Czy Partner z Norwegii powinien stosować polskie regulacje o zamówieniach publicznych?

Dla zamówień powyżej 14tys. euro obowiązują pełne zapisy Ustawy PZP, poniżej tego progu beneficjenta obowiązuje zasada konkurencyjności, zasadności ekonomicznej i  przejrzystości. Partner norweski powinien dokonywać zamówień zgodnie ze swoim prawodawstwem, jednak na każde wezwanie beneficjenta czy innego organu kontroli powinien być w stanie wykazać, że nie naruszył żadnej z wyżej wymienionych zasad.